В ТГУ появился цифровой сервис для согласования визитов иностранных граждан

10 октября 2024

Центр компетенций по корпоративным информационным системам Томского госуниверситета разработал и внедрил новый цифровой сервис на портале 1С-Битрикс24. 1С-Битрикс24. Сервис, созданный в рамках федеральной программы «Приоритет 2030», обеспечил формирование и согласование полного пакета документов для визитов иностранных граждан. Сервис направлен на оптимизацию взаимодействия между подразделениями университета и увеличение эффективности работы сотрудников.

Новый сервис предоставляет сотрудникам ТГУ возможность работать с визитами иностранных делегаций в режиме онлайн, начиная с подачи заявок и заканчивая оформлением отчетов. Цифровой процесс снижает вероятность ошибок и ускоряет оформление документов, что особенно важно для сдачи отчетов по иностранным гражданам в МВД РФ.

Основные функции нового сервиса включают:

  • формирование пакета служебных записок и отчетов по визиту;

  • согласование визита ответственными подразделениями;

  • динамические маршруты согласований;

  • формирование отчетов для МВД РФ;

  • уведомления в Telegram о необходимости согласования на каждом этапе процесса.

– Система построена на новой двумерной модели бизнес-процессов в 1С-Битрикс24. В модели основной бизнес-процесс включает совокупность смарт-процессов по формированию и согласованию отдельных служебных записок, что обеспечивает требуемую гибкость, позволяя отдельным подразделениям согласовывать документы по параллельным маршрутам, – сообщил директор Центра компетенций по корпоративным информационным системам ТГУ Вадим Жамнов.

Преимущества нового сервиса:

  1. Оптимизация времени – значительно сокращается время на обработку заявок и согласование, что позволяет быстрее реагировать на визиты иностранных делегаций.

  2. Снижение количества ошибок – благодаря автоматической генерации служебных записок и электронного процесса согласования уменьшается риск ошибок, связанных с человеческим фактором.

  3. Полный контроль – каждый этап визита находится под контролем сотрудников в режиме канбана, что обеспечивает четкость и прозрачность процесса.

  4. Интеграция с внешними системами – автоматическая выгрузка отчетов для МВД РФ, а также возможность интеграции с другими сервисами для уведомлений через Telegram и e-mail, что делает процесс еще более эффективным.

  5. Электронное взаимодействие – больше не нужно оформлять и подписывать бумажные документы, все делается в электронном виде, включая согласование и подачу отчетов.

– Новый сервис значительно упростил работу управления международных связей. Мы можем в любой момент отслеживать процесс согласования. Это важный шаг вперед в нашей работе с международными партнерами, – прокомментировала начальник управления международных связей ТГУ Светлана Рыбушкина.

В Центре планируется дальнейшее развитие модуля визитов иностранных граждан, включая интеграцию с аналитическими системами и расширение функционала для других категорий визитов и делегаций. Для доступа к сервису сотрудникам университета необходимо перейти по ссылке https://bitrix24.tsu.ru/vizit/. 

С вопросами можно обратиться в техническую поддержку по телефону 78-56-56 или на почтуbitrix24@mail.tsu.ru.